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Boletín Año VI No.VI, CDMX 19 de Diciembre 2017

Proceso de Aguinaldo

¿Qué es el Aguinaldo?

El Aguinaldo es una obligación patronal derivada de la relación laboral, esta debe cubrirse antes del 20 de diciembre de cada año, esta obligación la encontramos en el artículo 87 de la Ley Federal del Trabajo que dice:

Artículo 87. Los trabajadores tendrán derecho a un aguinaldo anual que deberá pagarse antes del día veinte de diciembre. Equivalente a quince días de salario, por lo menos. Los que no hayan cumplido el año de servicios, independientemente que se encuentren laborando o no a la fecha de liquidación del aguinaldo, tendrán derecho a que se les pague la parte proporcional del mismo, conforme al tiempo que hubieren trabajado, cualquiera que fuere éste.

Para determinar el cálculo de aguinaldo en el sistema OPEN HR, necesitamos parametrizar lo siguiente:

  • • Tabla de Aguinaldo.
  • • Nómina de Aguinaldo.
  • • DIP de Aguinaldo.
  • • Configuración del cálculo de impuestos.

A continuación se detalla paso a paso la parametrización del sistema para el pago de aguinaldo en el sistema Open HR V 7.0.

1) Tabla de Aguinaldo

Entrar al módulo de Administración del Sistema>Mantenimiento de Tablas>Prestaciones>Gratificación Anual. En esta pantalla se configuran los días de aguinaldo a que tiene derecho el trabajador.

En caso de tener diferentes prestaciones es necesario dar de alta las diversas tablas de aguinaldo que se requieran.

En esta pantalla es necesario capturar la siguiente información:

  • • Clave de la tabla: se define la clave de la tabla de aguinaldo. Es un dato alfanumérico de 2 caracteres.
  • • Descripción: nombre con el que se identifica la tabla.
  • • Desde: se captura la antigüedad inicial. Es un valor entero.
  • • Hasta: se captura la antigüedad final. Es un valor entero.
  • • Días a pagar: son los días de aguinaldo a que tiene derecho el empleado, de acuerdo a la antigüedad definida en los campos DESDE y HASTA.

Una vez capturada la información, damos clic al botón “Guardar” para conservar los cambios realizados.

2) Parametrización de Nómina de Aguinaldo.

Entrar al módulo de Administración del Sistema>Parametrización>Mantenimiento>Tipos de Nómina. En esta pantalla se configura la nómina especial que se utilizará para el pago de aguinaldo.

Se parametriza la siguiente información:

  • • Tipo de Nómina:  se define la clave de la nómina de aguinaldo (Generalmente es AG).
  • • Periodicidad:  como el aguinaldo se paga 1 vez al año, la periodicidad es A (Anual).
  • • Periodo Actual:  se captura 1.
  • • Tabla de Impuestos: se define la tabla de impuestos a utilizar. Generalmente es la tabla de impuestos mensual (M8).
  • • Tabla de Subsidio: en las nóminas especiales, como es el caso de la nómina de aguinaldo no se debe calcular subsidio al empleo; sin embargo es un dato requerido al configurar cualquier tipo de nómina, así que capturamos la clave (S8).
  • • Tabla de Vacaciones: no se utiliza en las nóminas de aguinaldo; sin embargo es un dato obligatorio al configurar cualquier tipo de nómina. Se captura cualquier clave de tabla de vacaciones que se tenga configurada en el sistema.
  • • Tabla de Aguinaldo: se captura la clave de la tabla de prestaciones en la cual se tienen definidos los días de aguinaldo a pagar.
  • • Desglose de Monedas: se captura la clave de la tabla de desglose de monedas que se utilizará en el pago de aguinaldo. Se puede seleccionar cualquier tabla de desglose de monedas previamente dada de alta.
  • • Calendario Semanal: en el caso de las nóminas de aguinaldo, este campo se queda vacío.

Una vez capturada la información, damos clic al botón “Guardar” para conservar los cambios realizados.


Figura 1

En caso de tener prestaciones de pago de aguinaldo diferentes para cada una de las nóminas de la empresa, es necesario definir una nómina de aguinaldo por cada tipo de nómina ordinario.

Ahora, es necesario definir el calendario de la nómina de aguinaldo; para lo cual ingresamos al módulo de Administración del Sistema>Parametrización>Mantenimiento>Calendarios de periodo de nómina.

Se define la siguiente información:

  • • Año:   corresponde ejercicio fiscal actual.
  • • Número: como la periodicidad de pago es anual, se captura 1.
  • • Especial: se selecciona esta opción por no ser una nómina ordinaria.
  • • Fecha de inicio:  se captura la fecha de inicio del ejercicio fiscal (1 de enero).
  • • Fecha Final: se captura la fecha de terminación del ejercicio fiscal (31 de Diciembre).
  • • Mes a acumular:  mes en que quedan acumulados los pagos de aguinaldo, generalmente es diciembre, por lo que se captura 12.
  • • Días del periodo: por tratarse de una nómina especial, se captura un 0.

Una vez capturada la información, damos clic al botón “Guardar” para conservar los cambios realizados.

Las fechas de cálculo y cierre se quedan vacías, ya que son creadas por el sistema al momento de calcular la nómina y realizar la acumulación correspondiente.


Figura 2

Una vez creada la nómina de aguinaldo es necesario derivarla de la nómina ordinaria (SEMANAL, CATORCENAL, QUINCENAL o MENSUAL) que le corresponda. Para tal efecto, ingresamos al menú de Administración del Sistema>Parametrización>Mantenimiento>Tipos de Nómina.

En el campo de tipo de nómina capturamos la clave del tipo de nómina ordinaria y damos clic al botón “Nómina Especial.

En la sección de Nóminas Especiales o, agregamos la clave de la nómina de aguinaldo correspondiente.


Figura 3

Una vez capturada la información, damos clic al botón “Guardar” para conservar los cambios realizados.

3) Parametrización del DIP de Aguinaldo

En el sistemas OPEN HR ya se encuentra definido el DIP de aguinaldo; la clave de este DIP es @GRA.

En este DIP se tienen las consideraciones siguientes:

  •  a) El salario que se toma para su cálculo es el salario ordinario del empleado.
  •  b) No se consideran faltas o incapacidades para su pago.
  •  c) El cálculo se realiza en base a una subrutina en el programa de CÁLCULO; por lo que si usted consulta la fórmula avanzada de este concepto no se mostrará información.
  •  d) A la parte gravable del aguinaldo calculado se resta el importe gravable acumulado en el ejercicio; ya que la exención es de 30 SMG por año.

En este DIP usted puede indicar si para la retención del impuesto correspondiente desea emplear el cálculo indicado en el art. 142 del Reglamento del ISR (Opción: Exento con tope Extraordinario RISR Art. 142) o si la percepción gravable se acumula a los demás ingresos del mes. (Opción: Exento con tope, Normal LISR Art 109 y Art.113).

Para configurar lo anterior, es necesario Entrar al módulo de Administración del Sistema>Parametrización>Mantenimiento de DIPS. Se captura @ en el campo que “Tipo de Nómina” y “@GRA” en clave de DIP .

Damos clic en el tabulador “Impuestos” y definimos alguna de las 2 opciones de cálculo de impuestos mencionada.

En ambos casos el tope no gravable es de 30 Salarios Mínimos.(Fig. 5)

Una vez capturada la información, damos clic al botón “Guardar” para conservar los cambios realizados.


Figura 5

4) Configuración del Cálculo de Impuestos.

Nota. Esta opción solo aplica si se seleccionó la opción “Exento con tope, Normal LISR Art 109 y Art.113” para el cálculo del impuesto de aguinaldo”.

Entrar al módulo de Administración del Sistema>Parametrización>Parametrización>Cálculo de Impuestos.

En la pestaña “Proyección” es posible configurar los siguientes tipos de proyecciones para el cálculo de impuestos.

  • • Sin Proyección:  en esta opción el impuesto sólo se calcula considerando la base gravable del aguinaldo.
  • • Sólo sueldo: el sistema calculará la base gravada mensual proyectando los días que faltan del mes a salario diario. Es decir se suma la base gravable acumulada del mes + la base gravable del agüinado + los días faltantes del mes por el salario diario ordinario del empleado.
  • • Sólo percepciones fijas: el sistema proyectará la base gravada mensual sobre la base del promedio diario de las percepciones gravadas fijas del período corriente. Se considera como percepción fija aquella que no es incidencia.
  • • Total de percepción gravable: el sistema proyectará la base gravada mensual sobre la base del promedio diario de todas las percepciones del período (@TPG.
  • • No proyecta. Realiza Ajuste: en esta opción se toma el total de la percepción gravable acumulada + la percepción gravable del aguinaldo y sobre el resultado se realiza el cálculo de impuestos.
  • • Calcula ISR por diferencia: A través de este procedimiento se realiza lo siguiente:
    1. Se calcula el impuesto de la base gravable del aguinaldo + la base gravable acumulada+ la proyección de los días faltantes del mes por el salario diario ordinario del empleado. A este resultado lo llamaremos impuesto.
    2. Se calcula el impuesto de la base gravable acumulada + la proyección de los días faltantes del mes por el salario diario ordinario del empleado. A este resultado lo llamaremos impuesto.
    3. Se resta la diferencia del impuesto 1 menos el impuesto 2 y el resultado será el impuesto a retener en el aguinaldo.

Debido a que la Ley señala que el pago del aguinaldo debe hacerse a más tardar el 19 de Diciembre; es probable que cuando se realice su cálculo aún no se tengan acumuladas todas las nóminas del mes, por lo que se recomienda utilizar la opción f) Calcula ISR por diferencia.

En las Nóminas Especiales, como es el caso del aguinaldo no se debe calcular subsidio al empleo, por lo que en la pestaña llamada subsidio al empleo es necesario seleccionar la opción “No aplicar subsidio al empleo”.

Nota: Si desea el ajuste anual en la nómina de aguinaldo, es necesario seguir los pasos que se señalan en el manual de AJUSTE ANUAL.

Una vez ejecutado los pasos anteriores deberán realizar la asignación de los DIPS de aguinaldo @GRA, impuestos @@ISP y en su caso, el DIP que tiene configurado para el cálculo del impuesto estatal (Ejemplo. @ILO).
La asignación se realiza en el módulo de asignación de Incidencias grupales Proceso de Nómina>Incidencias>Asignación Grupal. (fig. 6)


Figura 6

Posterior a la Asignación de Incidencias deberá ejecutar los procesos ordinarios tales como él cálculo de la nómina, impresión de listados, generación de transferencia bancaria, impresión de recibos, póliza contable y acumulación.

Nota: En caso de utilizar la misma clave de nómina de Aguinaldo para todas las nóminas ordinarias que tiene la empresa, es necesario cambiar el status de la nómina de Aguinaldo a “Carga de Incidencias” y posteriormente realizar el cálculo de aguinaldo.


Elaboró:
Armando Cruz
Gerente Base Instalada

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